วิธีการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ จัดยังไงให้ค้นหาง่ายขึ้น!
วิธีการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ จัดยังไงให้ค้นหาง่ายขึ้น!ความเรียบร้อยเป็นหัวใจสำคัญของงานธุรการ โดยเฉพาะในเรื่องการจัดเก็บเอกสาร เพราะจะช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ช่วยประหยัดค้นหา ลดความสับสนในการหยิบใช้งาน ทั้งยังช่วยป้องกันเอกสารสำคัญสูญหาย นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่เป็นระบบ ยังช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหล เนื่องจากสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้นั่นเอง ซึ่งวิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ในงานธุรการ สามารถทำได้ตาม 4 วิธีนี้ วิธีการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ1. แยกตามประเภทเอกสารในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ สามารถแยกหมวดหมู่ได้ตามวัตถุประสงค์ หรือประเภทของเอกสาร ซึ่งจะช่วยให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว ไม่จัดเก็บปะปนกับเอกสารประเภทอื่น ลดความสับสนในการค้นหา เช่น หมวดงานบุคคล (HR) เช่น ใบสมัครงาน, ใบลา, สลิปเงินเดือน, สัญญาจ้างหมวดการเงิน เช่น ใบเสร็จ, ใบกำกับภาษี, รายงานค่าใช้จ่าย, ใบแจ้งหนี้หมวดเอกสารราชการ เช่น หนังสือรับ, หนังสือส่ง, บันทึกข้อความ, คำสั่งหมวดงานประชุม เช่น บันทึกการประชุม, วาระประชุม, รายงานผลหมวดงานจัดซื้อ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบเสนอราคา, สัญญาซื้อขายหมวดทั่วไป เช่น เอกสารประกาศต่าง ๆ ภายในองค์กร2. แยกตามแหล่งที่มาเป็นการจัดเก็บเอกสารงานธุรการตามแหล่งที่มาของเอกสาร ว่าเอกสารนั้นมาจากที่ใด หรือใครเป็นผู้สร้าง ทำให้ทราบว่าเอกสารนั้นมาจากแผนกหรือองค์กรใด ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายมากขึ้น ตามชื่อแผนกหรือหน่วยงาน โดยแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่เอกสารภายใน เช่น บันทึกข้อความ, ใบลา, บันทึกการประชุม, รายงานผลการดำเนินงาน, แบบฟอร์มเบิกจ่าย, คำสั่งภายใน ซึ่งจะแบ่งเป็นแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กร อาทิ แผนก HR, แผนกบัญชี หรือแผนกธุรการเอกสารภายนอก เช่น ใบเสนอราคาจากบริษัทภายนอก, ใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า, สัญญาที่ลงนามร่วมกับคู่ค้า, จดหมายภายนอกองค์กร โดยจะแยกเก็บตามแหล่งที่มา เช่น หน่วยงานราชการ, Supplier, ลูกค้า3. แยกตามระยะเวลาเป็นการจัดเก็บเอกสารงานธุรการตามลำดับเวลา หรือตามปีที่เอกสารถูกสร้างขึ้น โดยส่วนมากมักจะแบ่งตาม เดือน/ปี หรือแบ่งตามรอบปีงบประมาณขององค์กร ตัวอย่างเช่น สัญญาเช่า_07/2568, บันทึกการประชุมปี 2568 นอกจากจะช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายแล้ว ยังใช้วิเคราะห์สถิติย้อนหลังได้อีกด้วย อาทิ เทียบยอดขายรายปี หรือแนวโน้มการลา เป็นต้น 4 แยกตามโค้ดหรือรหัส เป็นการจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่ใช้รหัสย่อ หรือ Code แทนหมวดหมู่เอกสาร เพื่อให้สามารถเรียงและค้นหาได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยสร้าง “ตัวย่อ” จากคำเรียกเต็ม ๆ ของแผนกนั้น เช่น Human Resources ย่อเป็น HR, Finance ย่อเป็น FIN ตัวอย่าง HR – เอกสารบุคคล, FIN – เอกสารการเงิน เป็นต้น อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ1. แฟ้มเอกสาร / ซองใส่เอกสารแฟ้มเอกสาร และซองเอกสาร เป็นอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่สำคัญมาก เพราะจะช่วยให้เอกสารเป็นระเบียบเรียบร้อย ค้นหาง่าย ป้องกันการตกหล่นสูญหาย สำหรับแฟ้มเอกสารนั้นจะมีให้เลือกทั้ง แฟ้มสันกว้าง ที่เหมาะกับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก, แฟ้มสันแคบ ที่ใช้สำหรับเอกสารบางชุด, แฟ้มห่วง สำหรับการเก็บเอกสารที่มีการโยกย้าย ลด-เพิ่มจำนวนบ่อย ๆ ส่วนซองเอกสารนั้น ส่วนมากจะนิยมใช้ซองใส เนื่องจากมองเห็นรายละเอียดได้ง่าย ส่วนซองน้ำตาล นิยมใช้เก็บเอกสารที่เป็นความลับ2. กล่องเอกสารกล่องเอกสาร อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการ ที่ใช้จัดเก็บแฟ้มหรือเอกสารที่จัดเรียงแล้ว เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดจากฝุ่นหรือความชื้น นิยมใช้จัดเก็บเอกสารที่ต้องเคลื่อนย้ายบ่อย หรือเอกสารเก่าที่ไม่ค่อยหยิบใช้ 3. ตู้เก็บเอกสาร อีกหนึ่งอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่ทุกสำนักงานต้องมีก็คือ ตู้เก็บเอกสาร ซึ่งนิยมใช้จัดเก็บเอกสารที่ใช้งานเป็นประจำหรือหยิบใช้บ่อย ๆ โดยจะมีให้เลือกหลายประเภทตามลักษณะการใช้งาน ได้แก่ตู้เหล็กมีลิ้นชัก : ใช้เก็บเอกสารทั่วไปและเอกสารสำคัญต่าง ๆ ตู้เก็บแฟ้ม : ใช้เก็บแฟ้มเอกสารตู้เอกสารไม้ : นิยมใช้ในห้องผู้บริหารหรือห้องประชุมตู้ข้างสำนักงาน : นิยมวางข้างโต๊ะพนักงาน และใช้เก็บเอกสารต่าง ๆ ของพนักงานตู้ล็อคเกอร์ : นิยมใช้เก็บเอกสารเก่า หรือเอกสารที่ต้องแยกตามระยะเวลา4. ป้ายหรือสติกเกอร์ติดเอกสารป้ายหรือสติกเกอร์ติดเอกสาร เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่จะขาดไปไม่ได้เช่นเดียวกัน เพราะจะช่วยในการแยกหมวดหมู่ ระบุชื่อ หรือระบุข้อมูลของเอกสาร ทำให้สามารถค้นหาได้ง่ายและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น 5. อุปกรณ์อื่น ๆ เพิ่มเติมนอกจากตู้หรือแฟ้มที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารงานธุรการแล้ว ยังต้องมีอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ ที่ใช้สำหรับการ “รวมเอกสาร” หรือ “ยึดเอกสารเข้าด้วยกัน” เพิ่มเติมด้วย เช่น เครื่องเจาะรู, ที่เย็บกระดาษ, คลิปหนีบกระดาษ เป็นต้น หากขาดการจัดเก็บเอกสารงานธุรการที่เป็นระบบระเบียบ จะทำให้การทำงานล่าช้ามากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะความล่าช้าในการค้นหาเอกสารเมื่อจำเป็นต้องใช้ ทั้งยังทำให้เกิดการสับสนในการค้นหา เกิดการตกหล่นได้ง่าย ไม่เพียงแต่จะทำให้เสียเวลาทำงานมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือสูญหายได้อีกด้วย
2025-07-28